Si gestionas el stock, los precios o los pedidos en dos sistemas distintos — tu ERP y tu tienda online — sin que se hablen entre sí, tarde o temprano acabas vendiendo algo que ya no tienes, o con un precio que ya no es el vigente. Integrar ambos sistemas no es solo comodidad: es evitar errores que cuestan dinero y confianza del cliente.

Qué datos conviene sincronizar

En la mayoría de integraciones, lo que se mueve entre el ERP y la tienda es:

  • Productos: altas, bajas, descripciones, categorías.
  • Stock y precios: la parte que más urgencia tiene, porque un desajuste aquí se traduce directamente en ventas perdidas o pedidos que no se pueden servir.
  • Pedidos: en sentido contrario, de la tienda hacia el ERP, para facturación y contabilidad.

Los enfoques habituales

Sincronización manual. Exportas un fichero (normalmente CSV, aunque también XLS o XML) desde tu ERP y lo subes a mano a la plataforma cuando lo necesitas. Es la opción más sencilla de poner en marcha, pero depende de que alguien se acuerde de hacerlo.

Sincronización automática por fichero. Se programa una periodicidad (por ejemplo, cada noche) para que la plataforma recoja el fichero desde una ubicación remota sin intervención manual. Requiere algo más de configuración inicial, pero elimina el riesgo de olvidos y mantiene los datos al día de forma consistente.

API y webhooks, en tiempo real. En vez de esperar a la siguiente ejecución programada, el ERP y la tienda se comunican directamente: la API permite consultar o actualizar stock, precios o pedidos al instante, y los webhooks avisan al momento cuando pasa algo relevante (un pedido nuevo, un cambio de stock) sin que nadie tenga que preguntar activamente. Es la opción con menos margen de desfase entre sistemas, a cambio de un desarrollo inicial algo mayor que subir un fichero.

Muchas tiendas empiezan con la opción manual para validar que el formato de datos es correcto, pasan a la automática por fichero una vez el proceso está estabilizado, y solo dan el salto a API/webhooks cuando necesitan que los datos estén sincronizados prácticamente al instante.

Errores comunes al montar la integración

  • No usar un identificador único y estable por producto. Si el emparejamiento entre ERP y tienda se hace por nombre de producto, cualquier cambio de redacción rompe la sincronización. Usa un código interno, referencia o código de barras que no cambie.
  • Ignorar la codificación del fichero. Es uno de los problemas más frecuentes y más tontos: si exportas un CSV desde Excel con una codificación distinta a UTF-8, las tildes y caracteres especiales llegan corruptos al otro sistema. Guardar el fichero en Unicode UTF-8 evita el problema en la mayoría de casos.
  • Sincronizar todo de golpe sin pruebas. Antes de automatizar la sincronización completa del catálogo, conviene probar con un lote pequeño de productos para detectar errores de formato antes de que afecten a toda la tienda.

Cómo lo resuelve OpenTiendas

OpenTiendas admite los tres enfoques de forma nativa: subida manual de ficheros CSV/XLS/XLSX, importación automática programada desde un fichero remoto en CSV, XLS o XML, y también API y webhooks para quien necesite una integración en tiempo real. En sentido inverso, los pedidos se pueden exportar manualmente o de forma automática a un servidor FTP con la periodicidad que definas, listos para tu ERP. La documentación técnica de la API está en opentiendas.dev.